Budget + Dự phòng

Budget = ngân sách dự án — tổng chi phí dự kiến phân bổ theo các nhóm chính. DVDPM hỗ trợ tracking budget vs actual với % dự phòng (contingency) cho rủi ro phát sinh.

Cấu trúc budget DVDPM

DVDPM lấy budget từ 2 nguồn:

Tổng ngân sách dự án — input khi tạo project (vd 100 tỉ VND)
Breakdown chi phí — tự tổng hợp từ các module:
- Tổng giá trị HĐ outgoing (chi cho thầu phụ, NCC)
- Tổng giá trị PO đã đặt
- Internal cost (lương + máy nội bộ)
- VO đã approved (cộng/trừ vào HĐ)
- + % dự phòng (contingency)

Cấu hình budget

Tab DVDPM → Ngân sách.
Dialog hiển thị:

Section	Mô tả
Tổng ngân sách dự án	Lấy từ project (read-only)
% Dự phòng	0-100. Mặc định 5%. Editable.
Breakdown	Bảng các nhóm chi phí auto-compute
Manual entries	(optional) thêm dòng chi phí ngoài hệ thống (vd phí thiết kế, license, marketing)

Lưu cấu hình.

% Dự phòng (contingency)

Nguyên tắc xây dựng VN:

Loại dự án	% Dự phòng phổ biến
Dân dụng đơn giản	3-5%
Công nghiệp	5-10%
Hạ tầng / Cầu đường	10-15%
Renovation (cải tạo)	15-20% (rủi ro phát hiện vấn đề ẩn)

→ DVDPM mặc định 5%. Anh/chị adjust theo loại dự án.

Breakdown chi phí

DVDPM tự compute:

Nhóm	Source
Hợp đồng outgoing	Σ Contract.Value (Direction = Outgoing)
Variation Orders	Σ VO.Amount (Status = Approved)
Purchase Orders	Σ PO.Total (Status ≥ Confirmed)
Internal cost	Σ Inbound × Đơn giá + Usage labor × ngày công
Manual entries	Σ entries do user thêm
Dự phòng	Total × % Dự phòng

→ Total committed = sum tất cả nhóm trên.

So sánh với Tổng ngân sách

DVDPM hiển thị:

Tổng ngân sách:    100,000,000,000 VND
Total committed:    87,500,000,000 VND
Còn lại:            12,500,000,000 VND  (12.5%)

Status:

OK (>10% còn lại): xanh
Warning (3-10% còn lại): cam
Critical (<3% hoặc âm): đỏ

→ Mở dialog Budget thường xuyên để check status — tránh project over-budget muộn.

Render Budget sheet

Click Render to Excel → sheet Budget với:

KPI cards trên đầu: total budget / committed / remaining / %
Pie chart: breakdown theo nhóm
Bảng chi tiết: từng row với amount + %
Manual entries section riêng

Sẵn sàng in PDF gửi sếp / nhà đầu tư.

Manual entries

Cho chi phí KHÔNG track qua HĐ/PO/PR:

Phí thiết kế ngoài (vd thuê công ty thiết kế)
License phần mềm (vd DVDPM!)
Phí pháp lý (lawyer + permit fee)
Marketing / branding

Add manual entry:

Tab Budget → Manual entries section → + Thêm.
Tên + Số tiền + Ghi chú.
Lưu → cộng vào breakdown.

Tip thực tế

Lock budget sau khi finalize: sau khi sếp approve, KHÔNG sửa Tổng ngân sách. Mọi thay đổi phải qua VO + sếp duyệt lại.
Review budget hàng tháng: cuối tháng PM check Total Committed vs Tổng — nếu rate burn nhanh hơn % tiến độ → red flag.
Dự phòng không phải free: dự phòng = “ngân sách dự trữ”. Không có nghĩa là tự do tiêu — phải qua approval mỗi lần draw.
Manual entries audit trail: luôn ghi nguồn (vd “PO bên thứ 3 không qua DVDPM”) để sau truy được.

Sự cố thường gặp

Total committed cao hơn Tổng ngân sách → Critical đỏ

Verify VO có double-count không (VO Approved cộng vào HĐ → cũng cộng vào committed).
Check manual entries có entry trùng không.
Nếu thực sự over-budget → meeting với CĐT để xin tăng ngân sách (qua VO project-level).

Tiếp theo: Cashflow → | Liên quan: Internal cost, Dashboard